課題解決の会議の進め方とは？
- 議題は決まっているが、改善点がわからない
- 会議が終わったのにモヤモヤする
- 本質を突いた会議を行いたい
このように『課題解決』の会議で、どう進めれば良いかわからない・会議を進めているが消化不良があるという方に、『課題解決』での会議の進め方についてまとめました。会議がうまく進めれない方はこれを意識して会議に挑んでみてはいかがでしょうか。
- 事前に終了状態とプロセスを設計する
- 発散〜収束のプロセスを踏む
- 集まって議論すべきこと、そうでないものを切り分ける
- 課題解決の五段層を意識する
- 話していない人に振る
- 質問、意見、懸念が明らかになるよう言い切らせる
事前に終了状態とプロセスを設計する
要は【準備】です。事前に『どうなれば会議が終了できる状態なのか』『どのようなプロセスで会議を進めて行くのか』をある程度、事前に準備する。そうすると、議論にかける時間が作れ、より内容のある議論となります。
補足：準備した内容を必ず共有して、追加する項目と、不要な項目の選別が必要
発散〜収束のプロセスを踏む
意見の発散をさせきることが重要。一つの論点について、意見を出しきらないうちに施策の議論に入ると、重要じゃない議論に時間を使ってしまったり、論点がズレたりするので、発散させきってから議論に移る。当たり前のことだが、課題らしきものが挙がったら、そのまま改善施策の議論を始めてしまいがちになるので、発散〜収束のプロセスを踏むことが大事。
集まって議論すべきことと、そうでないものを切り分ける
集まって議論すべきこと
- 結論を出す
- 選択肢から何を選択する
そうでないもの
- 選択肢を挙げる
- 結論出すための情報をそろえる
ここは効率の話ですね。わざわざ集まってゼロから選択肢を挙げたり、情報を集めるのではなくて、事前にある程度集めておいてもし足らないところがあれば随時、追加や変更すれば良い。
課題解決の五段層を意識する
5 効果：どんな施策が効果が大きいのか？
4 施策：どんな解決策があるのか？
3 原因：なぜそれが発生するのか？
2 問題：具体的にどう困るのか？
1 事象：何が起こっているのか？
ポイントとしては、下の階層で意見が一致していないと、上の階層では絶対に意見が合わなくなる。課題解決の議論をする時に、議論がゴチャゴチャしたり混沌とするのは、八割方この階層のズレが原因。なので上層階の解決策に移る前にもう一度、整理してみよう。
話していない人に振る
黙っている人の5分類
a.議論についていけていない
b.何かモヤモヤした思いがあるが、まとまっていない
c.何か言いたいことがあるが遠慮している
d.他の人の意見と同じなのでわざわざ話さなくてもいい
e.議論に興味がない
もし仮にa,b,cの状態の人がいれば、会議の結論に納得できるだろうか？
そういう人がいれば必ずモヤモヤが残り、後から物言いが付いたりするものだから、発言していない人はきちんと発言するチャンスを与えてあげてケアすることが重要。
dの状態であれば、話を振っても短時間で済むので問題なし。
eの状態は、そもそもその人を会議に呼んだこと自体が間違っている可能性がある。
いずれにしても話を振るだけだし、結果としては有益な情報が得られることが多い。
質問、意見、懸念が明らかになるよう言い切らせる
例：長時間の会議をしていて会議室の空気がさぁ…
この発言で終わるケースだと、
- 〜空気がさぁ…、よどんできたと思う（意見）
- 〜空気がさぁ…、悪くなるのは何でだろう？（質問）
- 〜空気がさぁ…、悪いから入れ替えよう（提案）
- 〜空気がさぁ…、悪いから議論ができないと思う（懸念）
一体どれなのか？さっぱりわからない。
ここがズレたら、そりゃ議論がかみ合うわけがないので、最後まで言い切らせることが重要。
以上、『課題解決』での会議の進め方をまとめてみました。恐らく始めから上記の全てを行うことは難しいと思うので、まずは一つずつ意識してみても良いと思います。
手始めに始めれる会議の効率化を以前の記事に書いているので、これから始めてみるのも良いと思います。
おわり
