会議の効率化
以前、会議の効率化について書いた記事
で会議の進め方を勉強したので、今日はそのことについて書いていきます。
ファシリテーション
ファシリテーション（英: Facilitation）は、会議、ミーティング等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力の１つ。 コミュニケーションスキル以外にも、ルールが必要な場合の内容設定や補助、プログラムのデザイン、進め方や、さらに会議の場所や参加者の選択、日程のデザインなど、オーガナイザーやリーダーの機能を担う。 会議の場に限定される機能とするのは誤りであり、日常での組織コミュニケーション全般において、ファシリテーション技術は活用される。
要約すると、ファシリテーションとは“あるゴールを達成するための活動を促進する・容易にするための技術”だ。このファシリテーションを身に付ける若しくは、意識する事が会議を効率化する上では一番大事。
ではどうやってその技術を身につけるのか？
確認するファシリテーション
誰でも経験した事があると思うのだが一言に会議と言えども、いざ会議が終わってみれば『結局何が決まったのか？』『何について話していたのか？』など思ったり、明らかに『そもそも会議に集中していない人』や『会議中に意識を別に置いている人』など見かける事も多いだろう。この様な状態の会議は僕も経験した事があるが、正直言って何の生産性を生まなく会議参加者の時間コストを無駄に消費しているだけだ。
会議についての本とかも色々出ているが、どれが正しくて実践できる内容とできない内容があるし、そもそも重役が揃う会議などでは良いとは思えど実践できる勇気がでない。
ではどうすれば良いのか？
ただこの点については、ちょっとした改善点に意識するだけで劇的に変わる。
それが、『確認するファシリテーション』
会議が終わったタイミングで、“決まった事と、やるべき事”を確認する。
たったこれだけで『会議での決定事項』『何をしないといけないのか』という事が明確にわかる。ただ確認するのも上席から『話を聞いていなかったのか？』とかになるのでは無いかとも思うが、それは『私の理解が合っているか確認したいんですけど』という聞き方で確認すれば、間違っていれば修正すれば良いだけで自分のためになるし、何よりこの確認は会議参加者の意識共有に繋がる。
以前だと『そもそも会議に集中していない人』や『会議中意識を別に置いている人』に対しても決定事項を会議終了時に共有できるのでブレがなくなる。
ポイントとして、“やるべき事”の確認では『誰が』『いつまでに』『何をするか』を明確にしておいた方がより良い。
これだけで会議内容が劇的に変わる。まず手始めに何か変えたいと思う人はこの確認するファシリテーションから始めてみれば良いと思います。
ダラダラ長い会議は嫌！
これも皆さん経験あるかと思いますが、ダラダラと長引く会議がありますよね。ただ長い会議は仕方なく長引いている会議と意味なく長引いている会議があってだいたいが後者のような会議が多いと思います。
無駄な時間をかけなくて、且つ内容の濃い会議をするにはどうすれば良いのか？
これも簡単。
会議を始める前に『会議終了条件の確認』と『議題に掛ける時間の確認』をする。
【例】
会議終了条件の確認
“問題に付いて対応方法と担当者が決まった状態”
議題に掛ける時間の確認
・問い合わせ内容の確認 5分
・事後対応が必要なものを選定 15分
・事後対応方法と担当者を決める 35分
・決まったこと、やるべきこと確認 5分
まずは注意としてこれはいきなり行うと当然上席から『初めから終わりの事を考えてるのか』などの批判が来ることが予想できる。なので、まずは会議終了後の『確認するファシリテーション』を行い、定着し出してからコレを行う方が効果的。
内容としてはどの状態になれば会議終了なのかを確認するのだが、言い換えると『議題の設定』となる。それを事前確認という形で行う。議題が決まることで会議参加者全員のベクトルが揃う。また議題が決まれば、次は『議題に掛ける時間を確認』して会議全体の所要時間を会議参加者全員で共有する。
この確認を行うだけで会議参加者全員の目標が一致して、ありがちな脱線議論は抑制されダラダラする会議はなくなる。一つポイントとしては、『残り10分』『残り5分』と独り言のように呟くと、『あれ？結論に向かっているのか？』『今の議論しているのは議題から外れていないか？』など周りが考え出し、『締め切り効果』で議論内容は濃くなので、この残り時間宣言は効果的。
ただ、この『確認するファシリテーション』だけではどんな会議にも対応しているのかとなると、答えはNo。『確認するファシリテーション』は既に問題点（議題）が明らかとなっている状態で使えるスキルであって、問題点（議題）から洗い出す会議では『確認』だけでは本当の問題点（議題）が洗い出せない。
では他に何が必要なのか？
書くファシリテーション
書くファシリテーションとは言葉通りに書く。例えば以下の状態ではどうだろうか？
【例】
上司：売上低下してきた為、売上向上を図るにはどうすれば良いか考えて改善策を教えてくれ
無茶振りでましたね。
以上の点で上席から『売上向上する改善策』を求められたので、『確認するファシリテーション』で対応すると、まず会議終了条件は【売上向上する改善策が見つかった状態】となるだろう。
ただ、この手の議題は『売上低下してきた為』とあるので、売上低下している原因を突き止める『課題解決』が必要となる。この『課題解決』をするには相当な時間が必要となり、課題解決するための事前情報も大量に必要となってくるだろう。なので、会議1回だけでは当然終わらない事がこの時点でわかる。
そうなればどうだろう？
会議終了条件をそのまま【売上向上する改善策が見つかった状態】でいけば恐らくいつまで経ってもゴールに辿り着かず、もしかすると脱線による脱線で収集が付かない会議になる事が予想できる。ではどうすれば良いのかパニックですね。
そこで、全ての議論をホワイトボードに書く！
ホワイトボードに書くなんて下っ端の僕には出来ないと思う人もいると思うので、ホワイトボードだけではなくとも手元の紙（出来ればA3用紙の大きめの紙）に書く。
そうする事で頭の中で考えていた事が全て見える化でき一瞬で整理ができる。この書いて議論を見える化する事を【スクライブ】という。
スクライブ
上司から言われた売上向上の改善策の話の続きだが、このスクライブで今までの議論を全て書く。ポイントとしては『意見』『質問』『決定』の3種類で書く事が良い。
今までのを書くとこんな感じかな？
・会議終了の条件 “売上向上する改善策が見つかった状態”
→“売上低下の問ダイについて対応方法と担当者が決まった状タイ”
・意見 “売上低下したヨウ因を原因をツき止める”
・質問 “『カダイ解決』するには時間とジ前のジョウホウ準備ではないのか？”
・決定 “会ギ1回では終わらない”
このように書く事で瞬時に状況が理解でき、さらには他の会議参加者が同じ方向を向いて考えれる。書くコツとしては、画数を極力減らして字画が多い漢字はカタカナで書くのが早い。
・質問 “コ客満足度の低下が売上低下にツナがったのではないか？”
・意見 → サービス研修を週1で実施して、クレームは一回もない
・質問 ”設定額が相場より離れているのではないか？“
・意見 → マーケティングを実施したのは約1年前
・決定 → 〇〇さんが調査部へ依頼
ごく一部の想定だが、このようにスクライブしていくと議論すべき事が明確になり、これを繰り返し行い問題点の洗い出しが出来ていく。問題点も1つとは限らず、二個三個あるだろうから本当に必要な問題点だけ洗い出して議論を進める事ができる。
まとめ
一言に『会議』と言えども様々な種類の会議あり、その『会議』の種類に応じた会議のやり方がある。【報告会】【情報収集】【承認】【方針検討】【課題解決】の5種類あり右に行くに連れて踏まないといけないステップが増える。今回はそこまでまとめれなかったが、詳しく知りたいという方はぜひ『世界で一番やさしい会議の教科書』という本を読んでみてください。小説調となっていて非常に読みやすいし、節目でまとめてくれています。その本を読んで一度自分が参加している会議と照らし合わせてみると何かかわるかもしれませんね。
